Guía
Qué es una hoja de horas
Y cómo una agencia usa las horas registradas para cobrar bien y descubrir qué clientes dan ganancia.
La hoja de horas, en una frase
La hoja de horas (timesheet, en inglés) es el registro de cuánto tiempo dedicó cada persona a cada cliente, proyecto y tarea en un período — normalmente la semana.
En empresas que venden tiempo, como agencias, consultoras y estudios, es la base para cobrar horas, verificar si el presupuesto de un proyecto se respetó y calcular cuánto rindió de verdad cada cliente.
También se le llama registro de horas, parte de horas o imputación de horas por proyecto.
Para qué sirve
Lo que la hoja de horas responde en una agencia
Cuánto cobrar
Las horas facturables por cliente se convierten en factura, informe de rendición de cuentas o argumento para renegociar un fee que quedó chico.
Cuánto rinde cada cliente
El ingreso del cliente dividido por las horas totales que consumió da el valor hora efectivo. Es el número que separa al buen cliente del que solo parece bueno.
Cuánto presupuestar la próxima vez
Con el historial de horas reales de proyectos parecidos, la propuesta deja de ser una apuesta y pasa a tener base.
A dónde se va el tiempo
Reunión interna, retrabajo y atención fuera del alcance aparecen en el registro. Sin él, esas horas desaparecen y siguen costando.
Qué necesita una línea de hoja de horas
- Fecha
- Persona
- Cliente
- Proyecto
- Tarea o actividad
- Duración en horas
- Facturable o no facturable
- Descripción breve de lo que se hizo
Plantilla gratuita
Plantilla de hoja de horas para agencias
La plantilla de abajo tiene las columnas que importan y un ejemplo completo de una persona en tres días. Descarga la hoja de cálculo, ábrela en Excel o Google Sheets y usa una línea por actividad.
| Fecha | Cliente | Proyecto | Actividad | Horas | Facturable |
|---|---|---|---|---|---|
| 22/09 | Panadería Trigo Bueno | Redes sociales — septiembre | Creación de publicaciones | 3,5 | Sí |
| 22/09 | Interno | Operación de la agencia | Reunión de pauta | 1 | No |
| 23/09 | Clínica Sonrisa | Sitio institucional | Ajustes de diseño | 4 | Sí |
| 23/09 | Clínica Sonrisa | Sitio institucional | Retrabajo fuera del alcance | 2 | No |
| 24/09 | Constructora Alvo | Campaña de lanzamiento | Planificación de medios | 5 | Sí |
En este recorte: 15,5 horas, de las cuales 12,5 facturables (81%). El retrabajo fuera del alcance no se cobró — y es exactamente el tipo de hora que desaparece cuando nadie la anota.
Cómo llenarla
Una hoja de horas que no se vuelve burocracia
1. Registra en el momento, no el viernes
Una hoja de horas llenada de memoria al final de la semana es una estimación con cara de dato. Registrar en el momento — o como máximo al final del día — es lo que hace confiable el número.
2. Una línea por actividad, no por minuto
El objetivo es saber a dónde se fue el tiempo, no auditar cada pausa. Bloques de media hora o más suelen bastar.
3. Marca facturable al registrar
Decidir después qué era cobrable se vuelve una discusión. Con la regla acordada por proyecto, la marca sale casi automática.
4. Cierra la semana
Revisa, corrige y bloquea el período. Un número que sigue cambiando después del cierre no sirve para facturar ni para comparar.
Hoja de cálculo o sistema
Cuando la hoja de cálculo deja de alcanzar
Para una o dos personas, la hoja de cálculo funciona. Empieza a trabarse cuando el equipo crece y las horas tienen que convertirse en decisiones — y ahí un sistema de control de horas por proyecto empieza a pagarse solo.
- Alguien consolida las hojas de varias personas cada semana
- Las horas llegan tarde y nadie confía en el total
- Nadie sabe decir qué cliente rinde menos por hora
- El presupuesto de horas se desborda y solo se descubre al final del proyecto
Dudas
Preguntas sobre la hoja de horas
¿Qué es una hoja de horas?
Es el registro de cuánto tiempo dedicó cada persona a cada cliente, proyecto y tarea en un período, normalmente la semana. Sirve para cobrar horas, seguir el presupuesto de los proyectos y calcular cuánto rinde cada cliente.
¿Cuál es la diferencia entre la hoja de horas y el fichaje?
El fichaje registra entrada y salida para cumplir la legislación laboral. La hoja de horas registra en qué proyecto se gastó el tiempo, para gestión y cobro. Una empresa puede necesitar ambos, y uno no sustituye al otro.
¿La hoja de horas sirve como control de jornada?
No. El control de jornada tiene reglas propias — en Brasil, las de la legislación laboral y la Ordenanza 671 — y se hace mediante registro de fichaje. La hoja de horas es una herramienta de gestión de proyectos y no debe usarse como prueba de jornada.
¿Con qué frecuencia se llena la hoja de horas?
Idealmente en el momento en que ocurre la actividad, con un cronómetro, o como máximo al final del día. El cierre, con revisión y bloqueo del período, suele ser semanal.
¿Qué son las horas facturables?
Son las horas que se pueden cobrar a un cliente. Reuniones internas, prospección y retrabajo fuera del alcance no son facturables, pero siguen costando — por eso la hoja de horas separa las dos.
¿Existe una plantilla de hoja de horas gratuita?
Sí. En esta página hay una plantilla en hoja de cálculo (CSV) con las columnas de fecha, cliente, proyecto, actividad, horas y facturable, que se abre en Excel y en Google Sheets, sin registro.
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